¿ES EL MOMENTO DE ACTIVAR TU PROTOCOLO DE EMERGENCIA PARA RESPONDER A UNA CRÍSIS?

RESPUESTA A UNA EMERGENCIA MUNDIAL O LOCAL QUE AFECTA TU FÁBRICA

¿Debo activar un Protocolo de Respuesta a una Emergencia?

Te enseñamos a tomar la decisión basado en el diagrama 1 adaptado del Área de Inocuidad Alimentaria y Servicios de Inspección de USDA (FSIS-USDA).

Diagrama 1. Árbol de decisiones para activar un Protocolo de Emergencia. Adaptado de FSIS-USDA Respuesta de Emergencia ante una pandemia.

Gestión de emergencias

Los departamentos gubernamentales de preparación y respuesta ante incidentes significativos es responsable de la coordinación de las funciones de gestión de emergencias.

La gestión de emergencias se define como la organización, gestión de los recursos y responsabilidades para hacer frente a todos los aspectos de las emergencias. Y ese es su plan macro llamado MANEJO DE CRISIS

El Departamento de Food Safety and Inspection Servcies-USDA determina que la respuesta a incidentes significativos, debe describir cómo una fábrica responderá la agencia a incidentes y emergencias alimentarias importantes, tanto intencionales como involuntarias y garantizar que puedan responder de manera rápida y efectiva a un ataque contra el suministro de alimentos, brotes de enfermedades graves u otros desastres que afecten la infraestructura alimentaria nacional.

¿Qué es un plan de gestión de crisis?

Las fábricas deben adoptar un enfoque paso a paso durante situaciones críticas. La planificación es esencial. Para esto lo orientamos con el diagrama 2 que se presenta a coninuación:

Diagrama 2. Proceso de Planificación de una Gestión de Crísis. Adaptado de Crises Management by Management Study Guide –MSG

Recuerde, entrar en pánico no resuelve ningún problema, sino que empeora la situación. Puede convertirse en un delito tomar decisiones impulsivas y apresuradas durante la crisis. Es esencial pensar racionalmente y diseñar estrategias que funcionen mejor en situaciones de emergencia. Quejarse y pelear no te llevan a ninguna parte.

¿Por qué su fábrica debe obligatoriamente desarrollar un plan de gestión de crisis?

• Es cumplimiento regulatorio en la mayoria de los países. Consulte su agencia local. 
• El plan de gestión de crisis ayuda a los empleados a adoptar un enfoque centrado en situaciones de emergencia.
• El Plan de gestión de crisis elabora las acciones que deben tomar la dirección, la gerencia y los demás empleados para salvar las vidas, la reputación y la posición de la organización en la industria.
• Ofrece una descripción detallada de los roles y responsabilidades de los empleados durante la crisis.
• El plan de gestión de crisis protege a una organización de amenazas inevitables y también asegura su futuro.
• Los planes de gestión de crísis reducen la inestabilidad y la incertidumbre entre los empleados y los ayudan a concentrarse en su trabajo. Revise su Norma ISO 9001:2015 ó ISO22000:2018, clásulas 6. 

Características del Plan de Gestión de Crisis

• El plan de gestión de crisis debe hacerse en presencia de todos los Ejecutivos y/Directores.
• Cada miembro del equipo de gestión de crisis debe poder opinar en el plan.
• El Plan de gestión de crisis debe tener en cuenta todas las áreas problemáticas identificadas y sugerir una posible solución.
• Asegúrese de que los planes sean realistas y resuelva el propósito de salvar la reputación y el nombre de la organización a través de medidas de control o acciones.

¿Cómo funciona el equipo de Gestión de Crisis?

Paso 1

Se nombra un líder de equipo para hacerse cargo de la situación. Normalmente se designa un Director de mayor jerarquía y con poder de decisión.

Paso 2

Desarrollar un modelo de Gestión de Riesgos

Puede usar un modelo basado en la Norma ISO 31000. Le sugerimos el siguiente diagrama 3:

Diagrama 3. Diagrama de Gestión de Riesgos. Adaptado de la Norma ISO 31000

Paso 3

Comprender las principales áreas de preocupación (Contexto) durante situaciones de emergencia.

Paso 4

Trabajar en los diversos problemas y deficiencias que llevaron o puede llevar la crisis en el lugar de trabajo. Los miembros del equipo deben comprender dónde fallaron o pueden fallar las medidas de control y cómo se pueden mejorar los procesos actuales o adecuar procedimientos para un buen funcionamiento de la organización. Tome en cuenta las recomendaciones de las agencias federales en caso sea una emergencia de grado natural.

Paso 5

Es importante priorizar los problemas entre todos. Clasifique los problemas según su efecto en los empleados y en la organización. Sepa qué problemas deben resolverse de inmediato y cuáles pueden ser atendidos un poco más tarde. Puede usar la escala de Severidad y Probabilidad de Ocurrencia con un criterio correcto. Evite subjetividades en la interpretación.

Paso 6

El equipo de gestión de crisis debe mantenerse en contacto con clientes externos, así como con los medios.

Paso 7

Implemente los planes de inmediato para obtener resultados. La retroalimentación adecuada se debe tomar de vez en cuando. No permita que su plan quede muerto en una gaveta.

¿Cómo elaborar un plan de gestión de riesgos?

• Importante: Una Gestión de Riesgos es parte de un Plan de Gestión de Crisis para dar Respuesta a una Emergencia.
• Identifique las áreas problemáticas y los diversos factores que llevaron a la crisis en el lugar de trabajo. Verifique su Norma ISO 9001:2015 ó ISO 22000:2018, cláusulas 4 y 6.
• Discutan temas y áreas de preocupación entre ustedes en un foro abierto.
• Asegúrese de tener información precisa. No dependa de conjeturas y suposiciones. 
• El Plan de gestión de crisis no solo debe centrarse en las formas de superar la crisis, sino también en hacer que los procesos sean infalibles para evitar situaciones de emergencia en el futuro.

Le orientamos como debe construirlo según la Tabla 1:

Tabla 1. Evaluación del riesgo basado en el Contexto de la Organización. Adaptado de Global FS Brasil.

Manejo del estrés durante la crisis

No pierda la calma

La crisis se refiere a una secuencia de eventos no deseados que conducen a grandes perturbaciones en el lugar de trabajo y posible impacto personal.

Provoca un sentimiento de inseguridad y miedo entre los empleados.

La crisis causa un daño importante a la organización y representa una amenaza para su reputación e imagen de marca.

Veamos varias formas de manejar el estrés durante la crisis:

1. Una vez que se detecta una crisis, los empleados deben ponerse inmediatamente en acción. No entre en pánico. Ponerse hiperactivo y nervioso nunca conduce a ninguna solución; en cambio empeorar la situación.
2. Ayude a sus compañeros de trabajo en situaciones de emergencia. No arremeta contra otros bajo presión. Criticar a otros en el lugar de trabajo no es profesional. Trata de entender lo que la otra persona tiene que decir. Los empleados tienen dificultades para pensar lógicamente bajo estrés.
3. La falta de coincidencia en el trabajo y la superposición de tareas generan estrés durante situaciones de emergencia. Los roles y responsabilidades deben definirse claramente según la especialización de los empleados durante la crisis. Todos deben tener muy claro lo que se espera de él.
4. Hacer que las personas trabajen en equipo. Permítales trabajar juntos y compartir ideas sobre varios temas.
5. Asegure que las medidas de control funciones bien para las personas que trabajan en tercer turno y fin de semana. Muchas veces olvidamos estas vulnerabilidades.
6. Asegúrese de que los empleados no se sientan inseguros durante situaciones de emergencia. Es mejor actuar de inmediato según la situación en lugar de quejarse y pelear.
7. No intentes hacer todas las cosas juntos. Adopta un enfoque paso a paso. Evita ensayar y aprender de errores. Es lo peor que puedes hacer en una gestión de crisis.
8. No olvides ni una instrucción que establece la agencia federal de Salud, Protección Civil, Bomberos, Policías, etc.

DEBEN HACER UNA CAPACITACIÓN PRÁCTICA Y ENSAYAR EL PROTOCO Y DOCUMENTAR

Referencias Bibliográficas

• Emergency Response by Food Safety and Inspection Services – USDA

• Crises Management by Management Study Guide –MSG

• ISO 31000:2018 – Risk Management System

• ISO 22000:2018 – Food Safety Management System

• Foto destacada: Créditos a Trebork de Freepik